Van papieren urenbriefjes naar e-timecards: hoe de uitzendbranche uren digitaliseert

Een uitzendkracht vult op vrijdagmiddag een papieren urenbriefje in. De teamleider tekent het af. Het briefje gaat via de interne post naar de administratie, waar iemand de uren overtikt in het systeem. Na goedkeuring door de opdrachtgever wordt handmatig een factuur opgesteld op basis van de overgetikte uren. En dan begint het wachten op betaling.

Ergens in dat proces raakt er een briefje kwijt, wordt een uur verkeerd overgetikt, of ontstaat een discussie over goedgekeurde uren die niet overeenkomen met de factuur. Het kost tijd, het kost geld, en het ondermijnt de relatie met de opdrachtgever.

De uitzendbranche draait op uren. Elke week registreren duizenden uitzendkrachten hun gewerkte uren en onkosten. De keten van registratie tot betaling is lang: urenregistratie, goedkeuring door de opdrachtgever, facturering door het uitzendbureau, verwerking door de opdrachtgever, en uiteindelijk betaling. Bij een papieren of handmatig proces zit in elke stap een risico op vertraging, fouten en discussie.

Daarnaast speelt inlenersaansprakelijkheid. Net als in de bouw kan de inlener aansprakelijk worden gesteld voor loonheffingen en omzetbelasting die het uitzendbureau niet afdraagt. De G-rekening beperkt dat risico, maar vergt een correcte betalingssplitsing op elke factuur.

E-timecards zijn digitale urenbriefjes die via het Peppol-netwerk worden uitgewisseld in het SETU-formaat. SETU (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) is de Nederlandse standaard voor digitale communicatie in de uitzendbranche.

Het proces werkt als volgt. De uitzendkracht registreert de gewerkte uren en onkosten digitaal. De timecard wordt via Peppol in SETU-formaat verzonden naar de opdrachtgever. De opdrachtgever keurt de uren goed in het eigen systeem. Na goedkeuring vormt de timesheet automatisch de basis voor facturering. De factuur wordt via Peppol teruggestuurd, inclusief alle urendetails op regelniveau.

Er zijn geen papieren briefjes meer die kwijtraken. Geen overtyp-acties. Geen discussies achteraf, omdat beide partijen naar dezelfde gestructureerde data kijken. Bij correcties wordt de aangepaste timecard opnieuw via Peppol verzonden en leidt automatisch tot een aangepaste factuur.

Het SETU-formaat ondersteunt de volledige keten van vacature tot betaling. Naast timecards kunnen ook plaatsingsgegevens (Assignment), persoonsgegevens van de uitzendkracht (HumanResource) en bestellingen (StaffingOrder) digitaal worden uitgewisseld via Peppol. Elke stap heeft bijbehorende statusberichten, zodat alle partijen op elk moment weten wat de actuele stand is.

Bij secundaire levering, wanneer een uitzendbureau zelf werkt via een onderaannemer, kunnen timecards gelijktijdig naar de opdrachtgever en de onderaannemer worden gestuurd. De hele keten werkt met dezelfde data.

De G-rekening werkt in de uitzendbranche op dezelfde manier als in de bouw. Het platform herkent G-rekening IBAN-nummers automatisch op PDF-facturen en verwerkt de splitsing in de e-factuur via de NLCIUS G-rekening extensie. Het ontvangende systeem verwerkt automatisch twee deelbetalingen.

De Nederlandse Rijksoverheid stuurt e-timecards via eConnect. Het platform is leverancier van het Rijksoverheid Access Point op Peppol (Digipoort/Logius) en verwerkt alle e-facturen en e-timecards in SETU-formaat. De transitie verliep zonder storingen.

De Europese ViDA-richtlijn maakt B2B e-facturatie verplicht per 2030. In België geldt de Peppol-verplichting al sinds januari 2026. De technische standaarden zijn volwassen, de infrastructuur staat, en de referenties zijn er. Door nu te starten met e-timecards en e-facturatie via Peppol digitaliseer je de hele keten in één keer: van urenregistratie tot betaling, gestandaardiseerd, traceerbaar en veilig.

eConnect ondersteunt alle SETU-formaten via Peppol en biedt koppelingen met de belangrijkste uitzendsoftware. Plan een kennismaking om te bespreken hoe de overstap eruitziet voor jouw uitzendorganisatie.