E-facturatie in de bouw: G-rekening, BTW-verlegging en ketenaansprakelijkheid automatiseren

Een hoofdaannemer ontvangt wekelijks tientallen facturen van onderaannemers. Op elke factuur moet hij controleren of de BTW correct is verlegd, of het G-rekening IBAN-nummer klopt, of het factuurbedrag past bij de inkooporder en of de betalingssplitsing tussen reguliere rekening en G-rekening correct is. Bij papieren en PDF-facturen is dat handwerk, en fouten komen soms pas bij een controle van de Belastingdienst aan het licht.

De bouwsector heeft te maken met drie administratieve uitdagingen die elkaar versterken.

G-rekeningen zijn foutgevoelig bij handmatige verwerking. De opdrachtgever moet een deel van het factuurbedrag storten op de geblokkeerde rekening van de onderaannemer (herkenbaar aan de "099"-reeks in het IBAN-nummer) en het restbedrag op de reguliere rekening. Bij een papieren factuur moet de financieel medewerker dit handmatig splitsen. Eén verkeerd IBAN-nummer, één verkeerd bedrag, en de opdrachtgever verliest zijn bescherming tegen aansprakelijkheid.

BTW-verlegging is niet altijd zichtbaar op een PDF. Bij onderaanneming in de bouw is de omgekeerde BTW-plicht van toepassing: de hoofdaannemer draagt de BTW af, niet de onderaannemer. Op een PDF-factuur staat soms "BTW verlegd", soms een BTW-tarief van 0%, soms allebei, soms geen van beide. De financieel medewerker moet weten dat bij bouw- en installatiewerk de verlegging altijd van toepassing is, en moet dat vertalen naar de juiste BTW-code in het boekhoudsysteem.

Ketenaansprakelijkheid raakt de hele keten. Op grond van de Wet ketenaansprakelijkheid (Wka) kan een hoofdaannemer aansprakelijk worden gesteld voor de loonheffingen en omzetbelasting die een onderaannemer niet afdraagt. Dat risico loopt door de hele keten: elke schakel is aansprakelijk voor de schakels daaronder. Correcte verwerking van G-rekening facturen is het primaire instrument om dit risico aantoonbaar te beperken.

Bij e-facturatie via Peppol in het DICO-formaat worden deze drie complexiteiten automatisch afgehandeld.

De G-rekening betalingssplitsing zit ingebakken in het NLCIUS G-rekening formaat. De e-factuur bevat twee afzonderlijke betalingsinstructies: het reguliere deel en het G-rekening deel. Het ontvangende systeem verwerkt automatisch twee deelbetalingen. Er is geen handmatige splitsing meer nodig.

BTW-verlegging wordt gestructureerd opgenomen in het UBL-bericht met de juiste BTW-code AE conform EN16931/NLCIUS. Het platform valideert de BTW-codes en waarschuwt bij afwijkingen. Er is geen interpretatie meer nodig; het systeem weet wat "verlegd" betekent.

Facturen die via de keten stromen (DICO SALES005 voor pakbonnen, Peppol BIS voor facturen, GLN-codes voor adressering) behouden alle ketenaansprakelijkheidsgegevens. De hele trail is gestructureerd en traceerbaar.

Niet elke onderaannemer stuurt al e-facturen. Bij binnenkomende PDF-facturen herkent de IDR (Intelligent Document Recogniser) automatisch het G-rekening IBAN-nummer (de "099"-reeks) en neemt het als apart veld op in de e-factuur. De IDR detecteert ook verlegde BTW op PDF-facturen en past automatisch de juiste BTW-code toe. Het resultaat is hetzelfde gestructureerde bestand, ongeacht of de leverancier al digitaal factureerde of nog per PDF werkt.

Sinds 1 januari 2022 is het DICO SALES005 formaat de standaard voor e-facturen in de bouwsector. Steeds meer partijen in de keten verwachten gestructureerde uitwisseling. En de Europese ViDA-richtlijn maakt B2B e-facturatie verplicht per 2030. Door nu te digitaliseren bouw je ervaring op in een gecontroleerde omgeving, in plaats van straks onder tijdsdruk.

eConnect is DICO-gecertificeerd, beheert een eigen Peppol Access Point en verwerkt meer dan 12 miljoen documenten per jaar. De integratie met bouwsoftware als 4PS Construct en VanMeijel is bewezen in de praktijk.

Plan een kennismaking om te bespreken hoe de overstap er voor jouw bouwbedrijf uitziet.