Hoe de Rijksoverheid e-timecards en e-facturen via Peppol verwerkt

In juni 2023 gunde de Nederlandse Rijksoverheid de aanbesteding voor het Peppol-Digipoort Access Point aan eConnect. Het Rijksoverheid Access Point (ROAP) werd gebouwd en ging begin 2024 live. Sindsdien verwerkt eConnect alle e-facturen en e-timecards voor de Rijksoverheid via Peppol.

Edward Mauritz, projectleider e-Procurement bij Logius, over de transitie: "Wat heel prettig was, was dat er tijdens het hele proces erg veel vertrouwen was. De trein reed gewoon door."

Voor de overgang werkte de Rijksoverheid met meerdere e-facturatie brokers. Het nieuwe ROAP consolideert alles in één platform: zowel het ontvangen als het verzenden van e-facturen via Peppol, en de uitwisseling van e-timecards in SETU-formaat voor uitzendkrachten.

De consolidatie naar één broker had meerdere voordelen. Het beheer werd eenvoudiger, de rapportage uniformer en de integratie met de bestaande Digipoort-infrastructuur kon worden gestroomlijnd. Logius, de organisatie die namens het Ministerie van BZK de digitale overheidsinfrastructuur beheert, leidde het transitieproces.

De Rijksoverheid is een van de grootste inleners van uitzendkrachten in Nederland. Wekelijks worden duizenden timecards verwerkt: gewerkte uren en onkosten van uitzendkrachten die via uitzendbureaus bij ministeries en uitvoeringsorganisaties worden ingezet.

Voorheen verliep die urenuitwisseling deels handmatig. Met de overstap naar e-timecards via Peppol in SETU-formaat is de keten volledig digitaal. Het uitzendbureau registreert de uren, verstuurt de timecard via Peppol naar de opdrachtgever (het ministerie of de uitvoeringsorganisatie), de opdrachtgever keurt goed, en de goedgekeurde uren vormen automatisch de basis voor de factuur. Die factuur gaat weer via Peppol terug.

Het voordeel voor een organisatie van deze schaal is duidelijk: minder handmatige invoer, snellere doorlooptijd van uren tot betaling, en volledige traceerbaarheid van elke stap in het proces.

Het ROAP is gebouwd op de eConnect Procurement Service Bus (PSB): dezelfde infrastructuur die ook voor commerciële klanten wordt ingezet. De PSB draait op meerdere redundante Access Points met een contractuele uptime van 99,99%. eConnect beheert een eigen OASIS-compliant SMP en is de enige Access Point provider die zowel het Digipoort-kanaal als het reguliere Peppol-kanaal bedient.

De integratie met de bestaande Digipoort-systemen verliep via de PSB REST API. Validatie op formaat (EN16931, NLCIUS, Peppol BIS), routering via SML/SMP en statusberichten via Invoice Response worden volledig door het platform afgehandeld.

Het feit dat de Rijksoverheid eConnect heeft geselecteerd als Access Point provider is een sterke referentie, niet alleen voor de overheid maar voor elke organisatie die via Peppol factureert of e-timecards uitwisselt.

Gemeenten, provincies, waterschappen en uitvoeringsorganisaties die al via Peppol factureren, kunnen dezelfde infrastructuur gebruiken. Organisaties als Provincie Noord-Brabant (betaaltermijn van 22 naar 8 dagen na overstap), Gemeente Nijmegen en UWV werken al met eConnect.

Voor uitzendbureaus die met de overheid werken, betekent dit dat de keten van plaatsing tot betaling via één gestandaardiseerd kanaal verloopt. Geen aparte integraties per ministerie, geen handmatige overdrachten, geen discussies over uren.

Lees meer over e-facturatie voor de uitzendbranche of plan een kennismaking om te bespreken hoe Peppol past bij jouw organisatie.