Van Wijngen: grip op GWH-wijziging en klaar voor volgende digitaliseringsstap

Voor transportbedrijven is administratie zelden een los eiland. Facturen, voertuiggegevens en operationele planning lopen door elkaar heen. Toen de Belastingdienst de werkwijze rond de GWH-regeling wijzigde en de oude route met Cd-rom en papieren specificaties verdween, merkte Van Wijngen direct hoeveel impact zo'n verandering heeft. De eerste reactie uit het finance-team was veelzeggend, "het was een hele toestand". Toch werd de overgang op tijd ingericht met een werkende oplossing via eConnect. Daarmee bleef de dagelijkse verwerking van aanslagen overeind en ontstond tegelijk ruimte om verder te bouwen aan digitalisering, van e-facturen tot e-vrachtbrieven.

Van Wijngen is gespecialiseerd in wegtransport van en naar Frankrijk en opereert met een omvangrijke vloot. In zo'n organisatie is continuïteit cruciaal, ook aan de financiële kant. Het finance-team verwerkt niet alleen reguliere verkoopfacturen, maar ook terugkerende onderdelen zoals motorrijtuigenbelasting binnen de GWH-regeling.

De aankondiging van de Belastingdienst over de nieuwe werkwijze maakte duidelijk dat het bestaande proces niet langer houdbaar was. De vertrouwde uitwisseling met fysieke dragers en papieren specificaties verviel. Daarmee ontstond een directe vraag, hoe blijft de verwerking operationeel als de oude route stopt en een nieuwe route nog niet bewezen is?

Het team onderzocht verschillende aanbieders die aan een softwareoplossing werkten, maar trof op dat moment geen partij die al overtuigend operationeel was. Ook navraag bij andere grote transportbedrijven leverde nog geen bruikbare route op. De druk liep op, want uitstel was geen optie. Het proces moest door.

Daar kwam nog een organisatorische realiteit bij. Binnen Van Wijngen is de financiële afdeling actief met meerdere taken en verandertrajecten tegelijk. Digitalisering van facturatie liep al, met digitale verkoopfacturen sinds 2017. De overgang in de GWH-regeling kwam daar bovenop en moest dus passen in een bestaande roadmap zonder de operatie te belasten.

De samenwerking met eConnect startte op een moment dat snelheid en duidelijkheid belangrijker waren dan omvangrijke projectplannen. Volgens het interview ging het vanaf het eerste contact snel en werd de communicatie als duidelijk en niet opdringerig ervaren.

De kern van de oplossing was pragmatisch, het bestaande werkproces zo min mogelijk verstoren, maar de aanlevering moderniseren. In plaats van een Cd-rom ontvangt Van Wijngen nu een e-mail met downloadlink voor het nieuwe overzicht. Dat overzicht kan direct worden opgehaald en verwerkt in de bestaande werkwijze.

Die aanpak leverde twee voordelen tegelijk op. Enerzijds werd het acute probleem opgelost, namelijk de overgang naar een werkbare digitale route binnen de veranderde GWH-context. Anderzijds bleef de impact op interne processen beperkt, omdat de dagelijkse handelingen inhoudelijk herkenbaar bleven voor het team.

Naast de directe oplossing gaf de samenwerking ook richting voor vervolg. In het interview noemt Van Wijngen dat het automatisch ontvangen en verwerken van e-facturen via eConnect op de wensenlijst staat. Daarmee werd de GWH-migratie niet alleen een reparatie, maar ook een opstap naar bredere procesvernieuwing.

Deze lijn sluit aan op een bredere innovatiebeweging binnen het bedrijf. Chauffeurs werken al met iPads, e-vrachtbrieven staan als logisch vervolg geagendeerd, en er is aandacht om repetitief administratief werk verder te automatiseren zodat medewerkers meer tijd houden voor het menselijke deel van klantcontact en samenwerking.

Het eerste resultaat was tijdige continuiteit. Van Wijngen kon de overgang in de GWH-regeling opvangen zonder dat de financiële verwerking stilviel. De aanslagen werden geboekt en wijzigingen konden worden verwerkt binnen een werkbaar ritme.

Het tweede resultaat was beperkte procesfrictie. Volgens de CFO was een belangrijk voordeel dat er operationeel niet veel hoefde te veranderen. Juist dat maakte de oplossing sterk, omdat teams onder tijdsdruk geen compleet nieuw administratief model hoefden te leren.

Het derde resultaat zat in vertrouwen in de uitvoering. In het interview wordt expliciet benoemd dat er volgens Van Wijngen geen nadelen zijn ervaren in de gekozen inrichting. Die uitspraak is relevant, omdat het project onder onzekerheid startte en aanvankelijk geen duidelijke marktroute zichtbaar was.

Daarnaast nam de interne besluitzekerheid toe. Waar in de startfase veel onduidelijkheid bestond over beschikbare oplossingen, liet deze implementatie zien dat snelle keuzes mogelijk zijn zodra techniek en communicatie helder zijn. Dat helpt niet alleen bij dit dossier, maar ook bij volgende verandertrajecten waarin timing en duidelijk eigenaarschap doorslaggevend zijn.

Een vierde resultaat is strategisch. De succesvolle overgang gaf het team ruimte om de volgende stap te plannen, van digitale documenten naar verdergaande automatisering van e-factuurstromen en logistieke documentprocessen. Daarmee verschuift de focus van reactief oplossen naar proactief verbeteren.

Tot slot versterkte de samenwerking de veranderkracht van het finance-team. In de bron komt naar voren dat er binnen de afdeling een duidelijke rol is voor innovatie in administratieve processen. Door een urgente wijziging beheerst te implementeren, werd die rol in de praktijk bevestigd.

"Vanaf het moment dat we contact hadden met eConnect ging het snel. De communicatie was duidelijk en niet opdringerig en dat vonden we erg prettig." Greta van Wijngen, Van Wijngen International

• Kies bij verplichte proceswijzigingen voor een oplossing die continuiteit direct borgt.
• Houd de implementatie dicht bij bestaande werkpraktijken om adoptie te versnellen.
• Gebruik een urgente migratie als startpunt voor een bredere digitaliseringsroadmap.

• Voor transportorganisaties die fiscale of ketenwijzigingen moeten verwerken zonder operationele uitval.
• Voor finance-teams die digitalisering willen versnellen terwijl dagelijkse volumes doorlopen.
• Voor organisaties die vanuit een praktische tussenstap willen doorgroeien naar geautomatiseerde e-factuurprocessen.

Wil je weten hoe dit in jouw situatie werkt? Plan een kennismaking.