Peinemann: 50.000 inkomende facturen efficiënter verwerkt met AllSolutions en eConnect

Bij Peinemann kwam de digitaliseringsvraag niet voort uit een hype, maar uit dagelijkse praktijk. Het concern groeide sterk door overnames en autonome omzetgroei, terwijl de administratieve verwerking die groei niet in hetzelfde tempo volgde. Binnen een organisatie met meer dan 30 entiteiten en een internationale footprint werd dat steeds zichtbaarder op finance. Met AllSolutions als ERP in 20 entiteiten en eConnect als geïntegreerde partner voor factuurverwerking zette Peinemann daarom een gerichte stap van handmatig en papiergedreven werken naar een digitale keten. De impact werd concreet merkbaar: ruim 50.000 inkomende facturen per jaar konden met minder handwerk en hogere verwerkingssnelheid worden afgehandeld.

De uitgangssituatie kende meerdere spanningen tegelijk. Peinemann groeide door in omvang en complexiteit, maar de administratieve verwerking was nog in belangrijke mate ingericht op oude werkwijzen. Dat betekende veel handmatige stappen, papierstromen en beperkte schaalbaarheid.

Voor finance was dit extra voelbaar, omdat de inkomende factuurstroom groot is. Binnen de organisatie was één medewerker verantwoordelijk voor de verwerking van alle inkomende facturen, terwijl het volume opliep naar meer dan 50.000 per jaar. Zonder structurele digitalisering zou dat model op termijn steeds kwetsbaarder worden voor doorlooptijd, foutkans en werkdruk.

Er speelde ook een leveranciersrisico. De partij die eerder voor Scan & Herken werd gebruikt, stopte met de dienstverlening. Daardoor moest Peinemann niet alleen vervangen, maar direct beslissen of het opnieuw voor een beperkt hulpmiddel zou kiezen of voor een bredere ketenaanpak met ruimte voor e-facturatie op termijn.

Tot slot was er een veranderkundige uitdaging. Digitaliseren lukt pas echt als medewerkers de voordelen in hun dagelijkse werk ervaren. De overgang moest dus niet alleen technisch kloppen, maar ook praktisch werken voor de teams die dagelijks facturen verwerken.

Daarbij speelde schaal ook geografisch een rol. Met vestigingen op meerdere locaties en groeiende internationale activiteiten moest de factuurverwerking minder afhankelijk worden van fysieke overdracht, lokale routines en persoonsgebonden kennis.

Peinemann koos voor een geïntegreerde route: AllSolutions als ERP-fundament combineren met eConnect voor factuurverwerking en e-facturatievoorbereiding. Die keuze was gebaseerd op drie criteria uit de praktijk: gebruiksvriendelijkheid, aansluiting op het bestaande ERP-landschap en ervaring met de specifieke context van AllSolutions.

In de eerste fase lag de nadruk op het digitaliseren van inkomende stromen in de entiteiten die met AllSolutions werken. Dat begon met Scan & Herken en automatische data-overname, zodat handmatige invoer kon worden teruggedrongen. Het team rolde dit stap voor stap uit over de verschillende entiteiten.

Belangrijk in de aanpak was dat het geen eenmalig project bleef. De organisatie werkte met een reeks kleine, gerichte verbeteringen, intern aangeduid als miniprojecten. Voorbeelden daarvan zijn het digitaliseren van bankverwerking en het verhogen van automatische matching. Daardoor ontstond niet alleen een nieuw systeem, maar ook een continu verbeterproces.

Tegelijk werd de basis gelegd voor de volgende fase: leveranciersonboarding en bredere inzet van e-facturatie. Zodra de laatste AllSolutions-entiteit was aangesloten op de digitale verwerking, kon de focus verschuiven van interne efficiëntie naar ketenoptimalisatie met leveranciers.

In de dagelijkse operatie bleek vooral de taakverdeling belangrijk. Door factuurgegevens direct over te nemen en medewerkers te laten focussen op uitzonderingen in plaats van op standaardinvoer, ontstond een werkvorm die sneller is en beter schaalbaar bij groei.

Vanuit managementperspectief hielp ook de centrale beheerslaag. Die maakte het eenvoudiger om organisaties en gebruikers in te richten, dashboards te volgen en data te gebruiken voor bijsturing op concernniveau. Daarmee werd digitalisering niet alleen een operationele verbetering, maar ook een stuurinstrument.

Het meest overtuigende resultaat is de combinatie van volume en capaciteit. Peinemann verwerkte ruim 50.000 inkomende facturen per jaar en behield daarbij een compacte bezetting op de crediteurenadministratie, ondanks de groei van het concern in entiteiten en activiteiten.

Ook op verwerkingssnelheid was het effect zichtbaar. In de praktijk gaf het team aan dat ongeveer 80 facturen in minder dan een uur konden worden nagekeken en verwerkt. Dat tempo is relevant, omdat het laat zien dat digitalisering niet alleen theoretisch voordeel biedt, maar direct ingrijpt op het dagelijkse ritme van finance.

Daarnaast steeg de kwaliteit van verwerking. Door automatische data-overname en focus op afwijkingen werd het proces volgens de gebruikers vrijwel foutloos, met minder herstelwerk achteraf.

Een vierde resultaat zit in organisatiegedrag. Doordat medewerkers de voordelen zelf ervoeren, groeide intern de bereidheid om nieuwe verbeteringen aan te dragen. Digitalisering werd daarmee een gedeeld werkprincipe in plaats van een opgelegd project.

Een vijfde resultaat is continuiteit, ook buiten kantoor. In een periode van thuiswerken kon de factuurverwerking doorgaan zonder afhankelijkheid van fysieke ordners of papieren routes tussen bureaus. Daarmee werd de operatie minder kwetsbaar en beter voorspelbaar.

Tot slot nam de bestuurbaarheid toe. Vanuit group control-perspectief bood de beheersomgeving meer inzicht in organisaties, gebruikers en data, wat belangrijk is voor sturing op concernniveau.

Een aanvullende opbrengst zat in cultuur en eigenaarschap. Doordat teams merkten dat relatief kleine verbeteringen direct effect hadden, nam de bereidheid toe om zelf verbetermogelijkheden aan te dragen. Dat maakte de digitaliseringsslag blijvend, in plaats van een tijdelijk project met een einddatum.

"Het fijnste is dat het gelijk alle factuurgegevens overneemt. Het gaat snel, vrijwel foutloos en bespaart zo veel tijd." Annette Godijn, Peinemann

• Gebruik het moment van leverancierswissel als kans om een bredere ketenverbetering door te voeren, niet alleen een 1-op-1 vervanging.
• Maak digitale factuurverwerking schaalbaar met uitzonderinggestuurd werken, standaardgevallen moeten automatisch doorstromen.
• Werk met kleine, zichtbare verbeterstappen zodat teams de opbrengst snel ervaren en draagvlak groeit.
• Bouw eerst een stabiele interne verwerkingsbasis op en start daarna gestructureerd met leveranciersonboarding.
• Stuur op zowel snelheid als datakwaliteit, die combinatie bepaalt of digitalisering op lange termijn houdbaar is.
• Zorg dat control en operatie dezelfde stuurinformatie gebruiken, zodat verbeteringen niet alleen lokaal, maar concernbreed schaalbaar worden.

• Voor transport-, logistiek- en industriegerichte organisaties met meerdere entiteiten en hoge inkomende factuurvolumes.
• Voor AllSolutions-omgevingen die Scan & Herken en e-facturatie in één samenhangende keten willen organiseren.
• Voor finance-teams die met beperkte bezetting moeten opschalen zonder in te leveren op controle en verwerkingssnelheid.

Wil je weten hoe dit in jouw situatie werkt? Plan een kennismaking.