Solmate en eConnect: hybride e-facturatie voor Unit4-klanten

Voor organisaties die met Unit4 Financials werken, is de vraag zelden of e-facturatie relevant is. De echte vraag is hoe je de stap maakt zonder grip op bestaande processen te verliezen. In dat speelveld ontstond de samenwerking tussen Solmate en eConnect, met een duidelijke rolverdeling en een gezamenlijk doel, implementaties realiseren die operationeel direct werken.

De case laat zien dat dit ook onder uitdagende omstandigheden kan. In een periode waarin vrijwel iedereen op afstand werkte, zijn twee omvangrijke klanten live gebracht met een hybride e-facturatieaanpak in de cloud, inclusief Scan & Herken. Daarmee werd niet alleen techniek opgeleverd, maar ook aantoonbare uitvoerbaarheid in een complexe praktijk.

De uitdaging voor Unit4-klanten is vaak dubbel. Enerzijds is er operationele druk om het factuurproces te moderniseren. Anderzijds moet de gekozen aanpak passen bij bestaande inrichting, budgethouders, autorisaties en rapportagecycli. Zonder goede ketenintegratie ontstaat al snel een oplossing die technisch werkt, maar in de dagelijkse praktijk frictie veroorzaakt.

Daar kwam in deze periode nog een extra complicatie bij. De implementaties vonden plaats in een fase waarin projectteams, key users en support grotendeels op afstand werkten. Overleggen, inrichting, afstemming en gebruikersbegeleiding moesten volledig virtueel worden georganiseerd.

In zo'n context wordt samenwerking tussen specialisten doorslaggevend. Niet alles tegelijk zelf willen doen, maar zorgen dat iedere partij de rol pakt waarin zij het sterkst is.

De kern van de aanpak was een heldere propositie. Solmate richtte zich op de implementatiekant bij organisaties die met Unit4 Financials werken. eConnect leverde de e-facturatietechniek, inclusief API-koppeling en de hybride verwerkingsmogelijkheden in de cloud.

Hybride betekende in deze case dat niet alleen gestructureerde elektronische facturen werden ondersteund, maar ook documenten via Scan & Herken. Daarmee werd een realistisch migratiepad mogelijk, organisaties konden al live met e-facturatie, terwijl de keten ook documenten aankon die nog niet volledig gestructureerd binnenkomen.

Een belangrijk inhoudelijk punt in de aanpak was de verwerkingslogica in Unit4. Een factuur komt elektronisch binnen in het register en bevat direct de relevante basisgegevens, zoals crediteurinformatie, bedrag en factuurnummer. Daarna volgt controle op legitimiteit en op dubbele aanlevering, zodat ruis vroeg in het proces wordt weggefilterd.

Vervolgens kan de crediteurenadministratie de factuur coderen, bijvoorbeeld met kostenplaats en btw-code. Wanneer de verplichtingenmodule wordt gebruikt, kan codering automatisch uit de inkooporder worden overgenomen. Na accordering door budgethouders kan de betaling plaatsvinden.

Door die keten stap voor stap te laten aansluiten op bestaande werkafspraken, werd de implementatie niet ervaren als een los IT-project, maar als een verbetering van het dagelijkse financeproces.

Het meest tastbare resultaat uit deze case is dat twee omvangrijke klanten in een korte, intensieve periode live zijn gegaan, ondanks de beperkingen van volledig virtuele samenwerking.

Daarmee is niet alleen technische oplevering bereikt, maar ook organisatorische adoptie. De trajecten omvatten zowel projectoverleggen als gebruikersopleidingen op afstand, en volgens de betrokken teams vroeg dat extra flexibiliteit en creativiteit van alle partijen.

Een tweede resultaat is de bevestiging van de gekozen rolverdeling. De combinatie van implementatie-expertise aan Solmate-zijde en e-facturatietechnologie aan eConnect-zijde sloot volgens beide partijen goed aan op de operationele vraag van opdrachtgevers. Dat maakt het model schaalbaar voor vergelijkbare Unit4-omgevingen.

De case toont ook dat een cloudgerichte aanpak prima samengaat met strakke financiële governance. Door facturen vroeg in de keten te valideren en de vervolgstappen helder te laten aansluiten op het bestaande autorisatieproces, bleef de overgang beheersbaar voor zowel finance als IT.

Ook in klantbeleving kwam dit terug. In de bron wordt klanttevredenheid expliciet benoemd als kernpijler, met concrete voorbeelden van supportinzet buiten reguliere uren om kritieke klantmomenten mogelijk te maken. Dat laat zien dat succes in dit type traject niet alleen uit software komt, maar uit consistente uitvoering, ook op de momenten dat deadlines echt krap worden.

Tot slot biedt de hybride aanpak een praktische route voor organisaties die niet in één keer volledig gestandaardiseerd kunnen werken. Door e-facturatie en Scan & Herken gecombineerd in te zetten, ontstaat voortgang zonder dat het proces stilvalt op uitzonderingen.

Daarmee is dit traject niet alleen een implementatieverhaal, maar ook een routekaart voor gefaseerde volwassenwording. Organisaties hoeven niet te wachten op een perfect eindbeeld, ze kunnen starten met een werkbare hybride basis en van daaruit gecontroleerd doorontwikkelen.

"Klanttevredenheid is één van onze belangrijkste pijlers, daar doen we veel voor." Carlo Rolle, Solmate

• Werk met een duidelijke specialistische rolverdeling, dat versnelt besluitvorming tijdens implementatie.
• Kies bij migraties voor een hybride route als de documentstroom nog niet volledig uniform is.
• Richt de virtuele samenwerking expliciet in, inclusief overlegstructuur en gebruikersbegeleiding.
• Koppel technische validatie direct aan processtappen in finance, zo voorkom je herstelwerk achteraf.
• Zie support niet als sluitpost, maar als integraal onderdeel van succesvolle livegang.

• Voor organisaties die Unit4 Financials of Unit4 ERP gebruiken en hun inkomende factuurproces willen moderniseren.
• Voor finance- en implementatieteams die e-facturatie willen combineren met Scan & Herken binnen één werkbare keten.
• Voor organisaties die onder tijdsdruk of in hybride samenwerkingsvormen toch gecontroleerd live willen gaan.

Wil je weten hoe dit in jouw situatie werkt? Plan een kennismaking.