Conrad Benelux: van vastgelopen implementatie naar schaalbare e-facturatie

Bij Conrad Benelux begon e-facturatie niet met een rechte lijn omhoog, maar met een traject dat vastliep. Het team wilde al in 2018 e-facturen versturen, maar kreeg dat met een eerdere partij niet operationeel. Na ongeveer twee jaar bleek het nog steeds niet mogelijk om het juiste bestand te genereren. De stap naar eConnect bracht daar verandering in. Eerst met handmatig versturen via het platform, daarna met een technische koppeling tussen SAP, SFTP en de Procurement Service Bus. Daarmee kreeg Conrad Benelux een werkend proces dat niet alleen intern rust gaf, maar ook een blauwdruk werd voor collega-organisaties in Zweden en later Denemarken.

De aanleiding was herkenbaar voor veel organisaties. Overheden gingen e-facturen actief ontvangen en verwacht werd dat leveranciers konden volgen. Ook bij Conrad werd dat onderwerp ineens concreet. Peppol en Mercurius waren wel bekend, maar stonden nog niet hoog op de agenda. Toen de verplichting rond overheidsontvangst zichtbaarder werd, veranderde dat.

Intern was het doel helder, e-facturatie serieus inrichten en het proces niet laten afhangen van losse handelingen. In de praktijk liep het traject met een eerdere leverancier echter stroef. Kelly Soijo, Head of Quality & Procesmanagement en later ook Head of Operational Customer Care, beschreef dat traject als te complex. Ondanks inspanning over een periode van ongeveer twee jaar kwam er geen werkende output uit het systeem. Het juiste bestand genereren lukte niet.

Die situatie bracht meerdere risico's tegelijk met zich mee. Er was operationele frustratie, omdat teams wel wilden doorpakken maar geen bruikbare route hadden. Er was organisatorische druk, omdat verschillende afdelingen afhankelijk zijn van hetzelfde factuurproces. En er was strategische onzekerheid, omdat zonder stabiele basis uitbreiding naar andere landen moeilijk wordt.

Tegelijk lag er binnen Conrad een bredere ambitie. Het Quality & Procesmanagement team kijkt continu waar processen slimmer kunnen, in logistiek, in customer care en in systemen als SAP. E-facturatie was daardoor geen los project, maar onderdeel van een grotere lijn waarin proceskwaliteit en uitvoerbaarheid centraal staan.

De overstap begon pragmatisch. Tijdens de zoektocht naar een alternatief kwam Conrad bij eConnect uit. Omdat het in eerste instantie om een beperkt aantal facturen ging, kon het team snel starten met handmatig verzenden via het platform. De drempel bleef laag, account aanmaken ging snel en de eerste verzendingen konden direct worden uitgevoerd.

Daarna verschoof de focus naar automatisering. Het doel was helder, niet blijven leunen op handmatig werk, maar een robuuste keten neerzetten die in het dagelijkse proces past. Samen met de technische teams is de inrichting stap voor stap uitgewerkt:

1. In SAP wordt vastgelegd dat een factuur via Peppol moet worden verstuurd.
2. SAP genereert vervolgens het juiste bestand en plaatst dit op een SFTP-server.
3. De PSB controleert elke 15 minuten of er een e-factuur klaarstaat.
4. Zodra een bestand klaarstaat, wordt de verzending uitgevoerd.

Een belangrijk organisatorisch detail was de manier van samenwerken. Kelly hield bewust afstand tot de technische afstemming en liet de technische teams rechtstreeks met elkaar schakelen. Daardoor bleef besluitvorming dicht bij de inhoud en werd ruis in communicatie beperkt.

Die werkwijze sloot goed aan op de interne structuur van Conrad. Het kantoor in Oldenzaal heeft een compact team met verschillende specialismen, waaronder SAP, logistiek en e-procurement. Door directe samenwerking tussen specialisten bleef de implementatie praktisch en werd voorkomen dat het project opnieuw in abstracte discussies belandde.

Het eerste resultaat was betrouwbaarheid. Waar het eerdere traject na lange tijd nog geen werkende output opleverde, draaide de nieuwe inrichting wel. Dat betekende dat Conrad niet alleen e-facturen kon versturen, maar het proces ook kon opnemen in de reguliere operatie.

Het tweede resultaat was automatisering met beheersing. Door de combinatie van SAP, SFTP en de PSB ontstond een ritme dat voorspelbaar is. De periodieke controle elke 15 minuten zorgt voor continuiteit zonder handmatige tussenstappen per factuur.

Het derde resultaat zat in kennisopbouw. Terwijl Conrad Benelux de koppeling realiseerde, bouwde het team ervaring op die direct inzetbaar bleek buiten Nederland. Binnen de groep liepen Zweden en Denemarken op dat moment tegen vergelijkbare uitdagingen aan met een nationale aanbieder. Door de kennis uit Nederland te delen en de aanpak naast elkaar te leggen, ontstond een concreet alternatief.

Dat leidde tot een verbreding van de samenwerking. Voor Conrad Zweden ging de implementatie met eConnect in gang. Voor Denemarken werd een latere fase voorbereid. Daarmee verschoof de impact van lokaal procesherstel naar een schaalbaar model binnen meerdere landen.

Ook cultureel was er winst. In het interview kwam terug dat het team vooral waarde hechtte aan flexibiliteit, meedenken en een oplossing die echt past bij de praktijk. Juist die combinatie maakte het verschil tussen een project dat blijft hangen en een traject dat daadwerkelijk operationeel wordt.

"Bij eConnect had ik gewoon een goed gevoel. Ze zijn flexibel en denken echt met ons mee." Kelly Soijo, Conrad

• Start klein als dat sneller gaat, maar ontwerp vanaf dag één een route naar automatisering.
• Laat technische teams direct met elkaar werken, dat voorkomt vertraging door tussenlagen.
• Zie e-facturatie als procesverbetering over afdelingen heen, niet als los IT-project.

• Voor corporate organisaties die met SAP werken en e-facturatie via Peppol structureel willen inrichten.
• Voor teams die na een vastgelopen implementatie opnieuw willen starten met een uitvoerbare aanpak.
• Voor internationale organisaties die een werkende lokale oplossing willen opschalen naar meerdere landen.

Wil je weten hoe dit in jouw situatie werkt? Plan een kennismaking.