Bij het verwerken van PDF-facturen herkent de IDR niet alleen de standaard betalingsgegevens (IBAN en betalingskenmerk), maar ook specifieke betaalsituaties die invloed hebben op de betaalcode in de e-factuur.

Als op een factuur een incassomelding staat (bijvoorbeeld "Dit bedrag wordt automatisch afgeschreven"), heeft dit gevolgen voor de betaalcode in de UBL-factuur. De betaalcode bepaalt hoe het ontvangende systeem de betaling afhandelt:

• Bij overboeking: de standaard betaalcode wordt gebruikt
• Bij incasso: de betaalcode wijst op automatische afschrijving

Het is belangrijk dat je ERP-systeem de juiste betaalcode interpreteert, zodat facturen met incasso niet handmatig ter betaling worden aangeboden terwijl het bedrag al is afgeschreven.

De Professional-versie van de IDR herkent G-rekening IBAN-nummers op PDF-facturen. Een G-rekening is herkenbaar aan de karakteristieke "099"-reeks in het IBAN. De IDR neemt het G-rekening IBAN als apart veld op in de e-factuur, gescheiden van het reguliere IBAN van de leverancier.

Een G-rekening (geblokkeerde rekening) is een bankrekening waarop de inlener of aannemer het geschatte bedrag aan loonheffingen en BTW stort. Het saldo kan alleen worden gebruikt om deze belastingen aan de Belastingdienst te betalen. De rest van het factuurbedrag gaat naar de reguliere bankrekening van de leverancier.

De G-rekening is een instrument om het risico van aansprakelijkstelling te beperken bij:

• Ketenaansprakelijkheid (Wka): bij onderaanneming kan de aannemer aansprakelijk worden gesteld voor de loonheffingen en omzetbelasting die de onderaannemer moet afdragen.
• Inlenersaansprakelijkheid: bij het inlenen van personeel kan de inlener aansprakelijk worden gesteld.

Door het relevante deel van het factuurbedrag op de G-rekening te storten, kan de Belastingdienst de inlener of aannemer niet aansprakelijk stellen voor dat bedrag (mits aan de voorwaarden is voldaan). Een G-rekening kan worden geopend door werkgevers of onderaannemers die personeel uitzenden, uitlenen, detacheren of als onderaannemer werk aannemen. ZZP’ers zonder personeel kunnen geen G-rekening openen, omdat zij geen inhoudingsplichtigen zijn voor loonheffingen.

G-rekeningverwerking moet ondersteund worden in de koppeling met je financiële pakket. Het softwarepakket moet twee deelbetalingen correct kunnen verwerken: een deel naar de G-rekening (voor loonheffingen en/of BTW) en een deel naar de reguliere bankrekening van de leverancier. Als het pakket dit niet ondersteunt, kan eConnect de data wel aanleveren maar kan de betaling niet correct worden gesplitst.

De G-rekening is oorspronkelijk ontwikkeld voor de bouwsector (en is onderdeel van de DICO-standaard), maar wordt breder ingezet bij uitzending, detachering en onderaanneming in alle sectoren.

De IDR herkent het factuurnummer en, indien aanwezig, ook het betalingskenmerk op een PDF-factuur. Beide waarden worden altijd los van elkaar herkend; er is geen prioriteitsregel waarbij het ene veld het andere verdringt. Een herkend betalingskenmerk wordt opgeslagen in een apart veld (PaymentID) en overschrijft het factuurnummer niet. Factuurnummer en betalingskenmerk landen elk in hun eigen veld in de e-factuur.

Uitzondering — geen factuurnummer beschikbaar: als een document wel een betalingskenmerk maar geen factuurnummer bevat, gebruikt de IDR het betalingskenmerk als factuurnummer. Dit speelt bijvoorbeeld bij een CJIB-boete of een aanslag van de Belastingdienst: op die documenten is het betalingskenmerk uniek en ontbreekt een regulier factuurnummer.

Bij het Professional-abonnement wordt het herkende IBAN vergeleken met eerder geverifieerde IBAN-nummers in de verification store. Als het IBAN op een nieuwe factuur afwijkt van wat eerder is vastgelegd, genereert het systeem een waarschuwing. Dit helpt bij het opsporen van gewijzigde bankgegevens of mogelijke spookfacturen.

Meer weten over welke velden de IDR allemaal herkent? Lees Welke velden herkent de IDR?.