De IDR (Intelligent Document Recogniser) herkent automatisch de belangrijkste gegevens op een PDF-factuur en zet ze om naar gestructureerde velden in de e-factuur. Welke velden worden herkend, hangt af van je abonnement en de configuratie.

Bij elke PDF-conversie worden de volgende velden automatisch herkend:

Bij sommige leveranciersformaten kan de IDR een ander veld dan het factuurnummer overnemen, bijvoorbeeld een transactie-id in plaats van het eigenlijke factuurnummer. Een bekend voorbeeld zijn Meta (Facebook) facturen, waarbij het factuurnummer onderaan een latere pagina staat en het transactie-id prominenter wordt herkend.

Dit is voor het betreffende formaat verbeterbaar. De herkenning van het factuurnummer is niet door de klant configureerbaar, maar wordt intern geoptimaliseerd door een supportmedewerker via outlier detection, regex en hints per leverancier of formaat. Er is geen roadmap-aanpassing nodig; het betreft een gerichte optimalisatie van de bestaande functionaliteit. Meld zo’n geval bij support — op basis van de melding voegt het team een leveranciersspecifieke aanwijzing toe waarna toekomstige facturen van dat formaat het juiste factuurnummer krijgen.

Met het Professional-abonnement worden aanvullende velden herkend:

De IDR herkent datums op PDF-facturen en converteert ze naar het standaard UBL-datumformaat (YYYY-MM-DD). Omdat datumnotaties per land verschillen, bepaalt de IDR aan de hand van het land van de leverancier hoe ambigue datums worden geïnterpreteerd:

• Verenigde Staten: MDY (maand-dag-jaar). De datum 03/11 wordt geïnterpreteerd als 11 maart.
• Alle overige landen: DMY (dag-maand-jaar). De datum 03/11 wordt geïnterpreteerd als 3 november.

Als de automatische landdetectie niet volstaat, kan per leverancier via het hint-mechanisme een specifieke aanwijzing voor de datumopmaak worden toegevoegd.

Tip: verkeerd geïnterpreteerde datums (bijvoorbeeld 03/11 als 11 maart in plaats van 3 november) zijn vrijwel altijd een herkenningskwestie, geen platformprobleem. Het platform toont de datum altijd zoals deze in de UBL staat.

Bij het Professional-abonnement wordt het herkende IBAN vergeleken met de verification store: een database van eerder handmatig gevalideerde IBAN-nummers per leverancier. Als het IBAN op de factuur afwijkt van wat eerder is geverifieerd, wordt dit gesignaleerd. Dit helpt bij het detecteren van spookfacturen of gewijzigde bankgegevens.

Let op: het IBAN op een factuur dient volgens de Europese norm EN16931 primair ter identificatie van de leverancier, niet als betaalinstructie. Een gewijzigd IBAN moet altijd eerst worden gevalideerd in de stamgegevens van je financiële systeem voordat erop wordt betaald.

Naast de standaard referenties (ordernummer, contractnummer, projectnummer) kunnen andere referenties per leverancier specifiek worden geconfigureerd. Denk aan budgetcodes, budgethouderscodes of interne referenties. Dit is maatwerk dat op strippenkaartbasis wordt ingericht.

De herkenning van configureerbare referenties maakt gebruik van een drielaags mechanisme:

1. Regex: formaatvalidatie om te garanderen dat de geëxtraheerde referentie exact voldoet aan het verwachte formaat
2. Outlier detection: statistische afwijkingsdetectie die onwaarschijnlijke waarden afvangt
3. Hints: automatisch gegenereerde trainingsdata op basis van correcties door het QC-team

Tip: het inkoopordernummer is de meest gebruikte referentie en wordt door de meeste leveranciers op de factuur vermeld. Als een leverancier een bepaald referentieveld niet in zijn software kan invullen, heeft het weinig zin om het te vragen. Gebruik in dat geval het inkoopordernummer als primaire referentie.

Volgens de Europese norm EN16931 is een referentie (buyer reference / koperreferentie) verplicht op een e-factuur; dit is vaak een ordernummer of een andere referentie van de ontvanger. Een verzender kan in dit veld een onjuiste waarde plaatsen.

eConnect keurt een factuur standaard niet af op de referentie. Een factuur voldoet alleen niet aan de basisregels van de Europese norm als er in het geheel geen referentie aanwezig is. Of een factuur alsnog wordt afgekeurd vanwege een onbekende of onjuiste referentie hangt af van de inrichting van de ontvanger: in een specifieke ontvanger-inrichting kan een factuur worden afgekeurd als de referentie onbekend is. Dit is dus een eigenschap van de ontvangende configuratie, niet van de standaard eConnect-verwerking.

Tip: als je facturen wil afkeuren op ontbrekende of onbekende referenties, configureer dit via RBE (Rule Based Enrichment) op het ontvangende eindpunt.

Het factuurnummer (UBL-veld cbc:ID, BT-1) is verplicht in EN 16931, UBL BIS Billing 3.0 en NLCIUS voor reguliere facturen. De IDR verwerkt echter een gemengde documentstroom: reguliere facturen, creditnota's, declaraties én bonnetjes. Bonnetjes vallen onder het vereenvoudigde factuurregime (transacties tot ca. € 100 inclusief BTW), waarvoor de Belastingdienst geen factuurnummer als wettelijke eis stelt. Afwijzen bij een ontbrekend factuurnummer zou alle bonnetjes en declaraties uit de verwerking halen.

Daarom genereert de IDR-pipeline automatisch een surrogaatnummer wanneer bij herkenning geen factuurnummer uit het document kan worden geëxtraheerd. Het veld cbc:ID (BT-1) wordt dan gevuld met de structuur:

YYYYMMDDHHmmss-NOTFOUND

Het tijdstip is het moment van verwerking door de IDR-pipeline, niet de datum op het document zelf. Voorbeeld: 20240315143022-NOTFOUND.

Filtratie is op twee niveaus mogelijk:

1. RBE (Rule Based Enrichment): configureer een regel die controleert of BT-1 (cbc:ID) eindigt op -NOTFOUND. Op basis daarvan kan het document worden tegengehouden voor handmatige beoordeling, omgeleid naar een apart postvak, of automatisch afgekeurd.
2. Eigen systemen (ERP/boekhoudpakket): een directe string-match of reguliere expressie op -NOTFOUND in het cbc:ID-veld is voldoende.

Met regelherkenning worden ook de individuele factuurregels herkend: omschrijving, stuksprijs, hoeveelheid, regelbedrag en referentievelden per regel. Dit is een aparte feature die je zelf kunt activeren via Mijn Omgeving.

Benieuwd hoe de herkenning technisch werkt? Lees Hoe werkt Scan & Herken (IDR/OCR)?.