Facturen, herinneringen en andere bijlagen landen in dezelfde mailbox. Automatische e-mailclassificatie sorteert wat erin zit, stuurt facturen rechtstreeks naar verwerking en laat de rest ongemoeid.
Plan een kennismaking
Financiële administraties ontvangen facturen via e-mail, gemengd met offertes, herinneringen, correspondentie en spam. Handmatig sorteren kost tijd en leidt tot gemiste facturen. De vraag is niet of er fouten in sluipen, maar wanneer.
De eConnect Email Receiver analyseert elke binnenkomende e-mail direct bij aankomst. E-mails met een factuur (PDF of XML) worden doorgestuurd naar het verwerkingsproces. PDF-facturen gaan naar de Intelligent Document Recogniser (IDR) voor Scan & Herken, XML-facturen worden direct via het reguliere Peppol-proces verwerkt. E-mails zonder factuur blijven in de reguliere inbox. Het sorteren is volledig automatisch en vereist geen handmatige tussenkomst.
E-mailclassificatie is meer dan bijlagen herkennen. Het systeem beoordeelt de volledige e-mail en routeert elk onderdeel naar de juiste bestemming.
Per e-mailadres stel je in welke afzenders zijn toegestaan. Vier niveaus: alleen geverifieerde gebruikers binnen de organisatie, iedereen binnen een specifiek domein, één specifiek e-mailadres, of open ontvangst zonder afzendervalidatie. Een optioneel organisatiefilter beperkt daarnaast welke leverancier als afzender mag optreden. E-mails van niet-toegestane afzenders worden afgekeurd met een foutmelding.
<kvk>@inkoopfacturen.econnect.euDe Email Receiver past in de bestaande e-mailinfrastructuur, zonder dat leveranciers van adres hoeven te wisselen.
Organisaties met meerdere administraties in één omgeving hoeven niet per administratie een apart e-mailadres te communiceren aan leveranciers. De administratiedetectie bepaalt automatisch bij welke administratie een binnenkomende factuur hoort, op basis van BTW-nummer, KvK-nummer, organisatienaam en historisch patroon. Bij een exacte match op identifiers is de toewijzing direct. Bij meerdere mogelijke matches gaat de factuur naar Quality Control voor handmatige beoordeling. Dit vereist een Professional-abonnement.
Vergelijk de mogelijkheden in één oogopslag.
De Email Receiver analyseert de bijlagen van elke binnenkomende e-mail. PDF-bestanden worden beoordeeld op factuurinhoud via de IDR-herkenningstechniek. XML-bestanden worden gecontroleerd op een geldig UBL-formaat en Peppol-compliantie. E-mails zonder herkende factuurinhoud, zoals offertes, herinneringen of losse correspondentie, blijven in de reguliere inbox staan en worden niet doorgestuurd naar het verwerkingsproces.
De herkenning verbetert naarmate meer facturen van dezelfde leverancier worden verwerkt, doordat de IDR leveranciersprofielen opbouwt. Een factuur die eenmaal goed is verwerkt, wordt bij een volgende e-mail van dezelfde leverancier sneller en nauwkeuriger herkend.
Niet als je de O365-integratie gebruikt. Met een directe koppeling op een bestaande Office 365-mailbox monitort het platform de inbox zonder dat leveranciers iets hoeven te wijzigen. Facturen die via het bestaande adres binnenkomen, worden automatisch herkend en verwerkt.
Als je werkt met een dedicated ontvangstadres van eConnect, communiceert de organisatie dit adres eenmalig aan leveranciers. Dat adres is stabiel en verandert niet bij abonnementswijzigingen of administratieve aanpassingen. Voor nieuwe leveranciers kun je het dedicated adres standaard meesturen in je eigen sjablonen.
Elke bijlage wordt afzonderlijk beoordeeld. Bevat een e-mail drie PDF-bijlagen, dan analyseert het systeem elk bestand onafhankelijk. Bijlagen die als factuur worden herkend, gaan naar de IDR voor verdere verwerking. Bijlagen die geen factuur bevatten, zoals een pakbon of begeleidende brief, worden niet doorgestuurd.
Als dezelfde e-mail ook een XML-bijlage bevat die geldig is als e-factuur, wordt die XML direct verwerkt via het reguliere Peppol-proces. Ongeldige XML in dezelfde e-mail resulteert in een foutmelding naar het contactmailadres, terwijl overige bijlagen wél worden verwerkt.
Na activatie monitort het platform de aangewezen Office 365-mailbox op nieuwe berichten. Binnenkomende e-mails worden direct beoordeeld. Facturen worden naar verwerking gerouteerd, de overige berichten blijven beschikbaar in de mailbox zoals gewoonlijk.
Forwarding of een e-mailadreswijziging is niet nodig. De integratie is bedoeld voor organisaties die intern geen e-mail forwarding mogen of willen configureren vanwege securitybeleid. De mailbox blijft bereikbaar voor reguliere communicatie; de classificatielaag van eConnect werkt transparant op de achtergrond.
E-mailclassificatie is de eerste stap in de ontvangstfase. Na classificatie neemt de IDR de PDF-factuur over voor herkenning: leverancier, factuurnummer, regels, BTW en referenties worden gestructureerd uitgelezen. Het resultaat gaat als conceptfactuur naar het platform voor workflow, goedkeuring en koppeling met openstaande orders.
XML-facturen sla de IDR-fase over en worden direct als gevalideerd document verwerkt. Op die manier doorloopt elke factuur, ongeacht hoe die is aangeleverd via Peppol, e-mail of handmatige upload, dezelfde verwerkingsketen in het platform. Er is geen apart proces per kanaal. Bekijk de volledige keten op de pagina AI processing of lees meer over Scan & Herken.
Eén gesprek is genoeg om te bepalen welke inrichting past bij jouw mailvolume, administratiestructuur en bestaande infrastructuur.
Maak een offerte via Cora
Maak een offerte via Cora