Veiligheidsregio Limburg-Noord: e-facturatie doorgezet tijdens corona

Veiligheidsregio Limburg-Noord werkte midden in de coronaperiode aan een modernisering van het factuurproces. Terwijl teams grotendeels vanuit huis werkten en de organisatie operationeel zwaar werd belast, koos de financiële afdeling ervoor om niet alleen aan wettelijke e-facturatie-eisen te voldoen, maar tegelijk ook factuurverwerking slimmer in te richten. De keuze viel op eConnect, omdat daarmee zowel e-facturatie als scan- en herkenondersteuning kon worden gecombineerd binnen de nieuwe ERP-richting. Het resultaat was een proces dat snel werd geadopteerd, direct tijd opleverde en de organisatie hielp om van uitvoerend werk naar meer controle en inzicht te bewegen. Dit klantverhaal laat zien hoe juist in een drukke en onzekere periode structurele verbetering mogelijk is.

Voor Veiligheidsregio Limburg-Noord begon het traject met een bredere systeemvraag. De organisatie werkte eerder met een andere oplossing voor factuurverwerking en scanning, maar die was niet één-op-één te koppelen met het toenmalige softwarepakket Exact. Daardoor ontstond de noodzaak om opnieuw te kijken naar de inrichting van het financiële landschap.

De keuze voor Unit4 Business World, inmiddels Unit4 ERP, loste een belangrijk deel van die puzzel op, maar liet ook een gat zien. Unit4 bood op dat moment geen scanmogelijkheid binnen de gewenste opzet. Tegelijk moest de veiligheidsregio wel kunnen voldoen aan de wettelijke verplichting om e-facturen te ontvangen en verwerken. Er was dus behoefte aan een oplossing die twee dingen tegelijk kon leveren: ondersteuning van het inkomende factuurproces en aansluiting op e-facturatievereisten.

Deze inhoudelijke vraag speelde in een uitzonderlijke context. De coronaperiode zette extra druk op de organisatie. Hoewel de financiële afdeling aangaf dat de dagelijkse werklast niet direct explosief steeg, veranderde de inhoud van facturen wel. Er kwamen onder andere facturen rond coronamiddelen binnen, terwijl teams grotendeels op afstand samenwerkten. Juist dan is procesbetrouwbaarheid belangrijk, omdat handmatige stappen en fysieke documentstromen in zo'n situatie eerder knelpunten opleveren.

Een aanvullende uitdaging zat in leveranciersgedrag. De veiligheidsregio werkt met veel vaste leveranciers, van kantoorbenodigdheden en ICT tot specialistische middelen voor gezondheidszorg en openbare veiligheid. Om e-facturatie op schaal te laten werken, moest een groot deel van die leveranciers meegaan in een nieuwe werkwijze. Dat vraagt niet alleen technische mogelijkheden, maar ook een communicatieaanpak die leveranciers uitnodigt om mee te doen.

In de implementatiefase werd eConnect gekozen als oplossing die meerdere behoeften tegelijk kon invullen. Volgens de betrokken medewerkers was dat precies de kracht. Met eConnect konden zowel scan- en herkenfunctionaliteit als e-facturatie worden ingericht binnen één traject.

De technische en procesmatige overgang verliep volgens de veiligheidsregio soepel. De interne aanpassingen werden snel eigen gemaakt en sloten aan op de dagelijkse praktijk van het financiële team. Een belangrijk verschil was dat facturen direct in het boekhoudprogramma terechtkwamen en als visuele weergave beschikbaar kwamen voor verwerking en controle. Daarmee bleef de herkenbaarheid van documenten behouden, terwijl de handmatige uitvoeringslast afnam.

Aan de leverancierskant koos Veiligheidsregio Limburg-Noord voor een benadering die gericht was op samenwerking. Vanuit eConnect werd een voorbeeldbrief aangeleverd die de regio kon gebruiken in de communicatie. De insteek van die brief was niet dwingend, maar uitnodigend. Leveranciers werd gevraagd om te helpen bij de overstap naar e-facturatie. Volgens de regio leverde die toon veel positieve reacties op.

Deze aanpak is relevant, omdat hij laat zien dat gedragsverandering bij leveranciers vaak sneller gaat als het verhaal praktisch en relationeel wordt gebracht. In plaats van uitsluitend te benadrukken wat moet, werd benadrukt hoe partijen samen een beter proces kunnen realiseren.

Binnen de organisatie had de nieuwe werkwijze ook impact op rollen en verantwoordelijkheden. Doordat facturen digitaal binnenkwamen en meteen in de juiste keten terechtkwamen, verschoof het werk van veel uitvoerende handelingen naar controle en kwaliteitsbewaking. Dat sloot aan op de ambitie van het team Financiën om budgethouders beter te ondersteunen met informatie en rapportages.

Veiligheidsregio Limburg-Noord benoemt meerdere concrete effecten van de overstap. Een aantal daarvan is direct meetbaar, andere raken de manier van werken op teamniveau.

Concreet werden de volgende resultaten genoemd:

• Gemiddeld circa 1.000 inkomende facturen per maand worden niet meer standaard uitgeprint.
• Facturen komen direct in het boekhoudprogramma, wat tijdwinst oplevert in verwerking.
• Medewerkers krijgen een meer controlerende en minder uitvoerende rol.
• De organisatie voldoet aan de verplichting om e-facturen te ontvangen en verwerken.
• In de bronperiode kwam ongeveer 30% van de facturen als e-factuur binnen.

Daarnaast noemt de regio duurzaamheid expliciet als voordeel. Waar voorheen grote aantallen facturen werden geprint, is die stap in de digitale opzet grotendeels verdwenen. Dat vermindert niet alleen papiergebruik, maar ook de operationele belasting rond fysieke verwerking en archivering.

Een tweede belangrijk resultaat is dat de gekozen werkwijze perspectief biedt voor verdere groei. De regio geeft aan het aandeel e-facturen in de toekomst te willen verhogen via leveranciersonboarding. De basis ligt er al, zowel technisch als organisatorisch. Daardoor kan de volgende fase zich richten op versnelling van adoptie, in plaats van op het herstellen van fundamentele procesproblemen.

Ook de samenwerkingservaring wordt als resultaat gezien. De persoonlijke benadering van eConnect werd door de betrokkenen nadrukkelijk gewaardeerd. Dat lijkt op het eerste gezicht een zachte factor, maar is in verandertrajecten vaak bepalend voor tempo en kwaliteit van uitvoering. Zeker in perioden met veel externe druk helpt een partner die meedenkt en ontzorgt om intern focus te houden.

"Ga eraan beginnen. Je merkt direct de voordelen!" Wendy, Veiligheidsregio Limburg-Noord

• Combineer compliance-doelen met procesverbetering, dan levert e-facturatie direct meer op.
• Zorg dat leverancierscommunicatie uitnodigend en praktisch is, dat verlaagt weerstand.
• Richt het proces zo in dat facturen direct in het financiële systeem landen.
• Gebruik digitalisering om rollen te verschuiven van uitvoering naar controle en rapportage.
• Bouw vanaf het begin een route naar leveranciersonboarding in, zodat adoptie kan doorgroeien.

• Voor veiligheidsregio's, gemeenten en andere overheidsorganisaties met veel vaste leveranciers.
• Voor organisaties die Unit4 ERP gebruiken en scanning plus e-facturatie willen combineren.
• Voor teams die in een drukke operationele context toch procesverbetering willen doorvoeren.
• Voor organisaties die papierstromen willen verminderen en financiële teams meer inzichtgedreven willen laten werken.

Wil je weten hoe dit in jouw situatie werkt? Plan een kennismaking.