Grando: 25% tijdswinst door e-facturatie in de franchiseadministratie

Grando Keukens & Bad groeide stevig door, met meer vestigingen en stijgende verkopen. Juist in zo'n fase wordt een goed ingericht financieel proces cruciaal. Niet alleen om achterstanden te voorkomen, maar vooral om franchisenemers snel en betrouwbaar te ondersteunen. Binnen Grando ontstond daarom een duidelijke ambitie: zoveel mogelijk digitaliseren, inclusief de inkomende factuurstroom.

Die ambitie werd concreet met de introductie van e-facturatie binnen het administratieve proces dat Grando Retail uitvoert voor franchisenemers. Het doel was helder, minder handmatig verplaatswerk, een veiliger verwerkingsroute en meer tijd voor werkzaamheden met hogere toegevoegde waarde.

De uitdaging bij Grando zat niet in een gebrek aan volume, maar juist in de combinatie van schaal en variatie. Voor 21 vestigingen verzorgt het hoofdkantoor de volledige administratie, van inkoop tot energielasten. Dat betekent dat het team dagelijks met veel verschillende documenten en leveranciers werkt.

In die context kost een traditioneel proces relatief veel tijd. Facturen komen binnen via verschillende routes, moeten in de juiste werkvoorraad geplaatst worden en vragen handmatige controle. Zolang het volume beperkt is, blijft dat beheersbaar. Bij groei wordt het echter een rem op snelheid en voorspelbaarheid.

Daar komt nog een extra factor bij, het franchisekarakter. Niet alle ondernemers kiezen dezelfde administratieve route. Een groot deel laat de administratie doen door Grando Retail, een ander deel kiest bewust voor meer zelfstandigheid. De oplossing moest dus robuust genoeg zijn voor centrale verwerking, maar ook praktisch in communicatie en acceptatie richting verschillende ondernemers.

De keuze voor e-facturatie kwam voort uit een combinatie van procesdoel en systeemfit. Grando werkte al met Komas, en de integratie met eConnect sloot daarop aan. Dat maakte het mogelijk om de stap niet als los project te behandelen, maar als een uitbreiding van het bestaande financiële proces.

Voor de franchisenemers zelf bleef de verandering bewust klein gehouden. Het belangrijkste verschil was in veel gevallen het juiste e-mailadres voor aanlevering, zodat facturen direct op de juiste plek in het platform terechtkomen. Daardoor bleef de overgang overzichtelijk en werd weerstand beperkt.

Intern lag de nadruk op voorbereiding en inrichting. De financiële administratie zette de structuur vooraf scherp neer, inclusief de overzet van vestigingen en procesinrichting. Dat vroeg in het begin extra inzet, maar het team stuurde vanaf de start op een duidelijke businesscase, eerst investeren in een goede basis, daarna structureel tijd winnen in dagelijkse operatie.

Ook de samenwerking in de implementatiefase was een belangrijk onderdeel van het resultaat. Volgens het team waren vragen snel bespreekbaar en kreeg men direct ondersteuning bij inrichting en gebruik. Dat gaf zekerheid in de livegang en hielp om tempo te houden in de uitrol.

Het meest concrete resultaat is de gerapporteerde 25% tijdbesparing. In een proces met circa 2.000 inkomende facturen per maand betekent dat een zichtbaar verschil in dagelijkse werkdruk.

Die winst kwam vooral uit het wegvallen van handmatig sorteerwerk. Tijd die eerst nodig was om facturen op de juiste plek in de werkvoorraad te zetten, kon worden ingezet voor andere taken. Daarmee verschoof de aandacht van verplaatsen en controleren naar analyseren en ondersteunen.

Voor het team van zes financiële medewerkers bracht dit meer balans. Drie medewerkers richten zich op factuurverwerking, drie op rapportages zoals jaarrekeningen. Door de procesversnelling werd die taakverdeling minder kwetsbaar voor pieken in documentinstroom.

Ook richting de franchisenemers werd het verschil merkbaar. Een administratie die sneller en consistenter wordt bijgewerkt, geeft ondernemers beter zicht op hun actuele financiële positie. Dat maakt periodieke afstemming eenvoudiger en vergroot de voorspelbaarheid in de samenwerking tussen hoofdkantoor en vestigingen.

Naast snelheid speelde kwaliteit een duidelijke rol. E-facturatie maakt verwerking niet alleen efficiënter, maar ook consistenter. Door de gestandaardiseerde aanlevering ontstaat minder ruis in de keten en wordt de kans op fouten door handmatige stappen kleiner. Voor franchisenemers betekent dat een administratie die actueel blijft en sneller aansluit op de operationele werkelijkheid.

Het traject leverde ook organisatorische winst op. Omdat de basisprocessen stabieler werden, ontstond meer ruimte om ondernemers inhoudelijk te adviseren. Dat past bij de rol die Grando Retail voor veel franchisenemers vervult, niet alleen verwerken, maar ook meedenken over financiële keuzes.

De combinatie van volumedruk, schaal en franchisecontext maakt deze case relevant voor veel vergelijkbare organisaties. Het laat zien dat procesverbetering niet hoeft te beginnen met een grote reorganisatie. Een gerichte digitaliseringsslag in één kritieke keten kan al genoeg zijn om een zichtbaar operationeel en organisatorisch effect te realiseren.

"Zorg ervoor dat je je structuur heel goed uitzet en dat je duidelijk hebt wat je wil realiseren." Jan-Willem, Grando

• Koppel digitalisering aan een concreet volumeprobleem, dan wordt de waarde direct zichtbaar in het team.
• Houd de verandering voor gebruikers klein en praktisch, bijvoorbeeld met duidelijke aanleverroutes.
• Investeer vroeg in inrichting en structuur, juist dat voorkomt vertraging in de livefase.
• Kies een route die aansluit op het bestaande ERP-landschap, integratie bepaalt het adoptietempo.
• Gebruik vrijgekomen tijd bewust voor advies en kwaliteitsverbetering, niet alleen voor operationele output.

• Voor retail- en franchiseorganisaties met een centrale administratie voor meerdere vestigingen.
• Voor ERP-omgevingen waarin veel facturen binnenkomen en handmatige triage nog een groot deel van het werk vormt.
• Voor finance-teams die willen doorgroeien van transactieverwerking naar meer stuurinformatie en ondersteuning van ondernemers.

Wil je weten hoe dit in jouw situatie werkt? Plan een kennismaking.