Het UWV is een van de grootste e-factuurontvangers in Nederland en stelt specifieke eisen aan de inhoud en structuur van facturen. Via eConnect kun je facturen aan het UWV versturen via Peppol, maar het is belangrijk om de juiste geldstroom, het juiste OINO-nummer en de verplichte velden te kennen. Dit artikel legt alles stap voor stap uit.

Het UWV onderscheidt twee geldstromen die elk een eigen OINO-nummer (Organisatie-identificatienummer Overheid) en eigen factuureisen hebben:

Let op: het OINO is altijd 20 cijfers lang, inclusief de voorloopnullen. Laat je geen nullen weg, dan wordt de factuur niet afgeleverd.

Gebruik bij het opstellen van de factuur het OINO van de juiste geldstroom. Als je niet zeker weet bij welke geldstroom je factuur hoort, vraag dit dan na bij je contactpersoon bij het UWV.

De Grote Geldstroom heeft de meest uitgebreide eisen. Je factuur moet voldoen aan de volgende vereisten:

Verplichte velden op documentniveau:

• Inkoopordernummer: het UWV-ordernummer dat je hebt ontvangen. Maximaal één ordernummer per factuur.
• Wettelijke factuurgegevens: KvK-nummer, BTW-nummer en IBAN van de leverancier moeten volledig zijn ingevuld.
• Contactgegevens leverancier: je e-mailadres en telefoonnummer moeten op de factuur staan.

Verplichte velden per factuurregel:

• Productcode (BuyersItemIdentification): elke factuurregel moet de productcode bevatten die het UWV in de inkooporder heeft meegegeven. Dit is de code waarmee het UWV de geleverde dienst of het product herkent.
• Referentie naar orderregel: elke factuurregel moet verwijzen naar de bijbehorende orderregel.

Tip: de productcodes vind je terug in de inkooporder die je van het UWV hebt ontvangen. Neem deze exact over, want afwijkende codes leiden tot afkeuring.

De Kleine Geldstroom heeft iets andere eisen:

Verplichte velden op documentniveau:

• Inkoopordernummer of kostenplaats: vul het ordernummer van de UWV-inkooporder in, of de kostenplaats als er geen ordernummer beschikbaar is.
• Naam UWV-contactpersoon: de naam van je contactpersoon bij het UWV moet op de factuur staan.

Verplichte velden per factuurregel:

• Orderregelnummers: elke factuurregel moet verwijzen naar de bijbehorende regel in de UWV-inkooporder.

Controleer het totaalbedrag: het totaalbedrag van je factuur mag niet hoger zijn dan het bedrag op de bijbehorende inkooporder. Een hoger bedrag leidt tot automatische afkeuring.

Het UWV hanteert verschillende postadressen per geldstroom. Hoewel dit bij Peppol-verzending niet relevant is (de factuur wordt elektronisch afgeleverd), is het goed om het juiste adres op de factuur te vermelden:

• Grote Geldstroom: Postbus 56011, 1040 AA Amsterdam
• Kleine Geldstroom: Postbus 57025, 1040 CZ Amsterdam

Als je van het UWV een inkooporder ontvangt via Peppol, kun je deze in het eConnect-platform met een paar klikken omzetten naar een factuur. Dit heet de Order flip. Het platform neemt automatisch de ordergegevens over (ordernummer, regels, productcodes, bedragen), zodat je alleen nog hoeft te controleren en te verzenden.

De Order flip voorkomt typefouten en zorgt ervoor dat je factuur direct aan alle UWV-eisen voldoet, omdat de verplichte velden automatisch worden overgenomen uit de inkooporder.

Moet je een factuur corrigeren? Het UWV accepteert alleen volledige creditering: crediteer het volledige oorspronkelijke bedrag en maak daarna een nieuwe factuur aan met het correcte bedrag. De creditfactuur moet een nieuw, uniek factuurnummer hebben.

Voordat je voor het eerst aan het UWV kunt factureren, moet je je als leverancier registreren. Dit doe je via het eConnect-platform door je organisatie te activeren en een factuur te sturen naar het juiste OINO-nummer. Het UWV herkent je als nieuwe leverancier zodra de eerste factuur binnenkomt.

Als je al een contract hebt met het UWV en een inkooporder hebt ontvangen, kun je direct factureren via Peppol. Er is geen aparte registratiestap nodig bij eConnect, de Peppol-registratie verloopt automatisch bij het activeren van je organisatie.

Als je factuur niet aan de eisen voldoet, ontvang je een foutmelding met een UWV-specifieke foutcode. Het UWV hanteert eigen validatieregels bovenop de standaard Peppol/NLCIUS-validatie.

Tip: ontvang je een foutcode die hier niet bij staat? Neem contact op met support@econnect.eu, dan helpen we je verder.

UWV017 is geen gewone veldvalidatie maar een invoiceCheck: het eConnect-platform controleert via de InvoiceCheck-service in het UWV-systeem of het opgegeven ordernummer een geldig, bestaand UWV-ordernummer is in combinatie met het KvK-nummer van de leverancier. Wordt er geen geldige combinatie gevonden, dan wordt het ordernummer-veld leeggemaakt en volgt UWV017.

Foutmelding per geldstroom:

• GG: "Er kon geen geldig ordernummer van UWV gevonden worden i.c.m. uw KvK-nr."
• KG: "Er kon geen geldig kostenplaatsnummer of ordernummer van UWV gevonden worden i.c.m. uw KvK-nr."

Eisen aan het ordernummer:

• Veld: Invoice/OrderReference/ID (maximaal één ordernummer per factuur -- meerdere ordernummers geven UWV009).
• Formaat: AN10 (alfanumeriek, maximaal 10 tekens), met minimaal 7 cijfers.
• Het ordernummer moet daadwerkelijk bij het UWV bestaan én gekoppeld zijn aan het KvK-nummer waarmee je instuurt.

Oplossing:

1. Controleer het ordernummer op de inkooporder van het UWV en neem dit exact over in Invoice/OrderReference/ID (formaat AN10, minimaal 7 cijfers).
2. Controleer dat het KvK-nummer op de factuur het nummer is waaraan de UWV-order is toegekend. Een mismatch tussen ordernummer en KvK-nummer is de meest voorkomende oorzaak van UWV017.
3. De betrouwbaarste route is de Order flip: zet de door het UWV verstuurde inkooporder via Peppol om naar een factuur, dan worden ordernummer en KvK-koppeling automatisch correct overgenomen.

Let op (KG): wanneer het ordernummer-veld door de invoiceCheck wordt leeggemaakt, ziet je alleen UWV017 en niet UWV013 (orderregelnummer). De invoiceCheck staat centraal geconfigureerd en kan niet per leverancier worden aangepast.

UWV014 betekent dat op een of meerdere factuurregels de productcode ontbreekt of niet aan het vereiste formaat voldoet. De productcode is verplicht in de Grote Geldstroom (GG) en standaard optioneel in de Kleine Geldstroom (KG).

Eisen aan de productcode:

• Veld: Invoice/InvoiceLine[n]/Item/BuyersItemIdentification/ID.
• Formaat: A2_N4_N3 (2 letters, 4 cijfers, 3 cijfers), of N4 (4 cijfers), of N3 (3 cijfers).

Oplossing:

1. Neem op elke factuurregel de productcode uit de UWV-inkooporder op in Item/BuyersItemIdentification/ID, in formaat A2_N4_N3, N4 of N3.
2. Kan de productcode niet in dat veld worden gezet, dan herkent eConnect (alleen in de GG-flow) de code ook uit andere velden -- mits voorzien van een prefix zoals productcode, product of code (eventueel met UWV, niet hoofdlettergevoelig, een : na de prefix mag), bijvoorbeeld in Item/Name, Item/Description of InvoiceLine/Note.
3. In de velden OrderReference/ID, AccountingCost en AccountingCostCode wordt een productcode zonder prefix herkend zodra deze aan het formaat voldoet -- voor sommige leveranciers de enige manier om een productcode mee te geven.
4. De betrouwbaarste route is opnieuw de Order flip, waarbij productcodes uit de inkooporder automatisch op de factuurregels komen.

1. Log in op platform.econnect.eu en klik op Factuur opstellen.
2. Zoek het UWV als ontvanger via het OINO-nummer van de juiste geldstroom.
3. Vul het inkoopordernummer in dat je van het UWV hebt ontvangen.
4. Voeg de factuurregels toe met de juiste productcodes en orderregelnummers.
5. Controleer dat je KvK-nummer, BTW-nummer, IBAN, e-mailadres en telefoonnummer correct zijn ingevuld.
6. Controleer het totaalbedrag: dit mag niet hoger zijn dan het orderbedrag (bij de Kleine Geldstroom).
7. Klik op Verzenden.

De factuur wordt via Peppol afgeleverd bij het UWV. Je kunt de status volgen in je Postvak UIT.

Wil je weten hoe e-orders van het UWV werken? Lees meer over e-orders ontvangen via Peppol.