Facturen ontvangen en versturen via e-mail met de Email Receiver (Vertrouwde Afzender) in het eConnect-platform.
De Email Receiver (ook wel Vertrouwde Afzender) is een functie in het eConnect-platform waarmee je facturen per e-mail kunt ontvangen en verwerken, onderdeel van Scan & Herken. Je stelt een vertrouwd e-mailadres of domein in, en facturen die vanaf dat adres worden gestuurd, worden automatisch verwerkt.
Veel softwarepakketten gebruiken de Email Receiver als primaire koppelmethode met eConnect. Het platform genereert een uniek e-mailadres per organisatie. Je software stuurt facturen als bijlage naar dat adres en het platform verwerkt ze verder, afhankelijk van het ingestelde documenttype.
Bij het aanmaken van een Email Receiver genereert het platform een uniek e-mailadres. Dit adres geef je door aan je softwareleverancier of voer je in bij je pakket. Zodra je software een factuur als bijlage naar dat adres stuurt, verwerkt het platform de factuur automatisch. XML-facturen worden direct verwerkt; PDF-facturen worden via IDR-conversie omgezet naar e-factuurformaat (UBL).
Welke verwerking plaatsvindt, hangt af van het documenttype dat je hebt ingesteld: conceptfactuur, verkoopfactuur of inkoopfactuur.
Bij het aanmaken van een Email Receiver kies je een documenttype. Dit bepaalt hoe de ontvangen factuur wordt verwerkt.
De factuur wordt als concept klaargezet op het platform. Je kunt de factuur controleren en vervolgens handmatig verzenden naar de ontvanger via Peppol. Als je de optie XML automatisch versturen (auto-send) inschakelt, worden valide XML-facturen automatisch verzonden zonder handmatige tussenkomst.
De factuur gaat rechtstreeks naar het archief voor administratieve verwerking. Dit is geschikt voor situaties waarin de factuur al definitief is en geen verdere controle nodig heeft voordat deze wordt gearchiveerd.
De factuur wordt als inkoopfactuur afgeleverd bij de ontvanger. Als de factuur al als UBL wordt aangeleverd, wordt de conversie overgeslagen. Bij een PDF-factuur vindt IDR-conversie plaats naar e-factuurformaat.
Moet een organisatie facturen ontvangen vanuit meerdere domeinen? Maak dan voor elk domein een apart Email Receiver-adres aan.
Let op: Een definitieve factuur vanuit je software mag na ontvangst als conceptfactuur in het eConnect-platform niet meer worden aangepast qua debiteur en factuurregels. Controleer de factuur alleen op juistheid en verstuur deze vervolgens.
Naast de Email Receiver biedt eConnect ook een Snel Verbinden-koppeling via de email connector. Dit is een verbindingssleutels-koppeling die snel wordt opgezet via de Snel Verbinden UI in het platform. Let op: hoewel de naam "Email connector" klinkt als e-mailinzending, werkt dit via verbindingssleutels, niet via ingestuurde e-mail.
De volgende pakketten zijn beschikbaar via Snel Verbinden (Email connector):
Naast de standaard Email connector zijn er varianten die het ontvangen document transformeren naar een specifiek formaat (altijd SI 2.0, altijd BIS v3, altijd SI 1.2 of altijd SALES005 Factuur). De instelling is hetzelfde als de standaard Email connector; eConnect zorgt voor aflevering in het gekozen formaat.
Als ontvanger kun je een Email connector aanmaken om door eConnect ontvangen facturen automatisch te laten doorsturen naar een opgegeven e-mailadres. Standaard wordt daarbij alleen de XML meegestuurd. Op verzoek kan Techsupport instellen dat ook de PDF wordt meegestuurd. Dit is een geschikt alternatief voor een ontvanger die (nog) niet in Peppol zit maar wel de factuurdata of het PDF-document automatisch wil binnenhalen.
Wanneer facturen per e-mail worden verstuurd naar ontvangers die niet in Peppol zitten, zijn er twee afzonderlijke mechanismes:
Notificatie-email "Nieuwe factuur ontvangen" (voor ontvangers op het platform) bevat geen bijlagen -- geen XML en geen PDF. Het is een kennisgeving; het document blijft op het platform. De ontvanger kan deze notificatie uitschakelen via het eigen gebruikersprofiel (zie Meldingen en alerts).
Documenten in de verzendmail worden per klantaccount door een supportmedewerker ingesteld. De keuze bepaalt welke documenten bij verzending in de e-mail worden meegestuurd:
Of aan de PDF-meestuuroptie extra kosten verbonden zijn, bepaalt Sales; overleg hierover met het Sales-team.
Aanbevolen alternatieven voor ontvangers buiten Peppol:
Bij Conceptfactuur wordt de factuur als concept klaargezet voor handmatige controle en verzending. Bij Verkoopfactuur gaat de factuur direct naar het archief. Bij Inkoopfactuur wordt de factuur als inkoopfactuur afgeleverd bij de ontvanger. Het documenttype bepaalt de verwerkingsroute.
Ja, PDF-facturen worden via IDR-conversie automatisch omgezet naar e-factuurformaat (UBL). XML-facturen worden direct verwerkt zonder conversie. Je kunt per Email Receiver instellen of je alleen XML, alleen PDF of beide accepteert.
Per Email Receiver kan slechts een domein of e-mailadres worden gewhitelist. Moet een organisatie facturen ontvangen vanuit meerdere domeinen, dan maak je voor elk domein een apart Email Receiver-adres aan.
Sommige SaaS-platformen (zoals Harvest, Moneybird of WeFact) sturen facturen vanaf een generiek e-mailadres. In dat geval wordt aanbevolen om leverancierherkenning in te stellen op Reply-To Email en het eigen e-mailadres van de leverancier te whitelisten. Dit zorgt dat de factuur aan de juiste leverancier wordt gekoppeld.
De Email Receiver (Vertrouwde Afzender) werkt via ingestuurde e-mails: je software stuurt een factuur als bijlage naar een eConnect-adres. De Email connector bij Snel Verbinden werkt via verbindingssleutels en een directe koppeling in het platform -- er worden geen e-mails ingestuurd. De naam kan verwarring wekken, maar het zijn twee verschillende koppelmethoden.
Wil je weten welke integratiemethoden er zijn voor jouw software? Bekijk het overzicht van integratiemethoden.
Koppel je software